Buenas prácticas de seguridad física y gestión de documentación en soporte papel.

Protección de datos

BUENAS PRÁCTICAS PARA LA GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN EN PAPEL:

· Control de accesos: procurar que únicamente acceda a las zonas de trabajo el personal autorizado, especialmente en aquellas unidades que manejen datos de carácter sensible o de categoría especial (como por ejemplo, Servicios Sociales, Recaudación, Salud Laboral…).

· Custodia segura: la documentación en papel que contenga datos personales deberá conservarse en mobiliario cerrado con llave cuando no esté siendo utilizada.

· Puesto de trabajo despejado (mesa limpia): al finalizar la jornada o durante ausencias prolongadas, el puesto de trabajo debe quedar libre de documentos o soportes con datos personales. Esta medida evita accesos accidentales o no autorizados cuando el personal no se encuentra presente.

· Documentación no visible: durante la jornada laboral, se procurará que los documentos en papel con datos personales no queden a la vista de personas no autorizadas (por ejemplo, visitas, personal ajeno al área o de otras unidades). Es recomendable utilizar bandejas, carpetas opacas o colocarlos fuera del alcance visual directo.

· Recogida inmediata de impresiones: debe recordarse la obligación de recoger de forma inmediata la documentación impresa, especialmente cuando contenga datos personales y la impresora se encuentre fuera de la sala de trabajo. En numerosas ocasiones se han detectado impresiones olvidadas o innecesarias en las bandejas de las impresoras, lo que supone un riesgo para la confidencialidad y un uso ineficiente de los recursos. Se recomienda verificar la necesidad real de cada impresión antes de enviarla y recogerla sin demora, recordando además que en la Diputación se tramitan y archivan los expedientes en formato electrónico, por lo que las impresiones deberán limitarse a los casos estrictamente necesarios.

· Destrucción segura: una vez finalizada la tramitación o cuando la documentación deje de ser necesaria, deberá procederse a su destrucción mediante medios adecuados, como destructoras de papel.

Buenas prácticas de seguridad física y gestión de documentación en soporte papel.

Buenas prácticas de seguridad física y gestión de documentación en soporte papel.

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