ACTUALIZACIÓN-Buenas prácticas de seguridad física y gestión de documentación en soporte papel (v1.1)

Protección de datos

BUENAS PRÁCTICAS PARA LA GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN EN PAPEL (v1.1)

• Control de accesos: procurar que únicamente acceda a las zonas de trabajo el personal autorizado, especialmente en aquellas unidades que manejen datos de carácter sensible o de categoría especial (como por ejemplo, Servicios Sociales, Recaudación, Salud Laboral…).

• Custodia segura: la documentación en papel que contenga datos personales deberá conservarse en mobiliario cerrado con llave cuando no esté siendo utilizada.

• Puesto de trabajo despejado (mesa limpia): al finalizar la jornada o durante ausencias prolongadas, el puesto de trabajo debe quedar libre de documentos o soportes con datos personales. Esta medida evita accesos accidentales o no autorizados cuando el
personal no se encuentra presente.

• Documentación no visible: durante la jornada laboral, se procurará que los documentos en papel con datos personales no queden a la vista de personas no autorizadas (por ejemplo, visitas, personal ajeno al área o de otras unidades). Es recomendable utilizar bandejas, carpetas opacas o colocarlos fuera del alcance visual directo.

• Impresión segura y gestión de documentación impresa1:
La Diputación dispone de sistemas de impresión segura mediante identificación personal, de forma que los documentos sólo se imprimen tras la validación individual de la persona usuaria en el dispositivo. Esta medida reduce el riesgo de accesos no autorizados a la documentación impresa.
No obstante, deberá continuarse con una gestión diligente de las impresiones, verificando previamente la necesidad real de cada impresión y asegurando la correcta retirada y custodia de la documentación generada. Se recuerda, asimismo, que la tramitación y archivo de los expedientes se realiza en formato electrónico, por lo que las impresiones deberán limitarse a los casos estrictamente necesarios.

• Destrucción segura: una vez finalizada la tramitación o cuando la documentación deje de ser necesaria, deberá procederse a su destrucción mediante medios adecuados, como destructoras de papel.

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