La implantación efectiva de la administración electrónica requiere una gestión de documentos electrónicos idónea, eficaz y flexible. Debemos gestionar los documentos electrónicos de una manera apropiada para que estos se conviertan en auténticas evidencias de las actividades que desarrolla la administración, o sea, para que los documentos electrónicos se conviertan en fuente de garantía de derechos y obligaciones.
La gestión de documentos electrónicos también ha de estar regulada. En este sentido, la política de gestión de documentos electrónicos es la pieza esencial, en tanto que herramienta que nos dice cómo vamos a gestionar los documentos electrónicos de nuestra organización, detallando los distintos procesos que les afectan (registro, clasificación, descripción, etc.) y quiénes son los responsables de esa gestión, asignando diferentes roles. Su aprobación por la Presidencia la convierte en un documento de alto nivel y, por tanto, de obligado cumplimiento.
El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad, se refiere a la política de gestión de documentos electrónicos como "orientaciones o directrices que define una organización para la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. La política se aprueba al más alto nivel dentro de la organización, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinación, aplicación, supervisión y gestión del programa de tratamiento de los documentos a través de su ciclo de vida".
Conscientes de la importancia del citado documento, el Comité de Administración Digital de la Diputación de Cádiz, en sesión de 19 de octubre de 2018, propuso erigir un grupo de trabajo interdisciplinar para su elaboración (técnicos, archiveros, juristas y gestores). Dicho grupo se creó formalmente mediante decreto de 6 de noviembre de 2018, si bien su composición y objetivos fueron modificados por decreto de 9 de noviembre de 2020. La coordinación del mismo se encomendó al archivero de la UTAE.
La Política de Gestión de Documentos Electrónicos de la Diputación de Cádiz (PGDE-DPCA) fue aprobada por decreto de 5 de marzo de 2021. Puede consultarla en formato PDF o en formato HTML.
La PGDE-DPCA preveía que el cuadro de clasificación funcional y el esquema institucional de metadatos debían incorporarse como anexos a la misma una vez estuviesen elaborados. De este modo, el Cuadro de Clasificación Funcional de la Diputación Provincial de Cádiz (CCF-DPCA) fue aprobado por decreto de 6 de junio de 2022 e incorporado como anexo I y el Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico de la Diputación Provincial de Cádiz (EMGDE-DPCA) aprobado por decreto de 2 de febrero de 2023 e incorporado como anexo II. Ambos constituyen instrumentos fundamentales para una adecuada gestión de los documentos. El cuadro de clasificación muestra cómo están estructurados los documentos de la organización y el esquema de metadatos describe y documenta los metadatos que se emplean en ella.
La última actualización del cuadro de clasificación funcional data de junio de 2024 (consúltese aquí). Con respecto al esquema institucional de metadatos, aún sigue vigente el aprobado en 2023.
El Catálogo de Procedimientos Administrativos de la Diputación Provincial de Cádiz (CPA-DPCA), cuya confección también estaba prevista en la PGDE-DPCA, fue aprobado por decreto de 21 de julio de 2023 e incorporado como anexo III. A él le dedicamos un apartado específico de esta web.
Una vez elaborados tales instrumentos, se vio la necesidad de encarar la redacción de otros que desarrollasen las demás líneas estratégicas marcadas en la PGDE-DPCA, siempre en consonancia con el Esquema Nacional de Interoperabilidad y con la Hoja de Ruta para la Transformación Digital de la Diputación de Cádiz, aprobada por decreto de 20 de enero de 2023.
Así pues, la Presidencia aprobó el Catálogo de Formatos de Documentos Electrónicos (CFDE-DPCA), el Modelo de Generación de Copias Autenticas Electrónicas Imprimibles (MGCAEI-DPCA) y el Modelo de Preservación de Documentos Electrónicos (MPDE-DPCA), por sus correspondientes decretos, fechados todos el 11 de abril de 2024. El CFDE-DPCA trata sobre los formatos tecnológicos de los documentos admitidos y utilizados por la Diputación. El MGCAEI-DPCA regula la expedición de copias electrónicas auténticas imprimibles de documentos electrónicos, en consideración a las personas que no quieran relacionarse por medios electrónicos con la administración. Y el MPDE-DPCA aborda la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos, de forma que se mantenga en el tiempo su autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad.
El Archivo Electrónico Único (AEU) es el "conjunto de sistemas y servicios que sustenta la gestión, custodia y recuperación de los documentos y expedientes electrónicos así como de otras agrupaciones documentales o de información una vez finalizados los procedimientos administrativos o actuaciones correspondientes" (Real Decreto 203/2021, art. 55.1). El AEU es otro de los elementos esenciales para la gestión de los documentos electrónicos que se menciona en la PGDE, al hablar, por ejemplo, de la conservación (apdo. 1.6.8) y de la transferencia de documentos (apdo. 1.6.9). Se trata de un componente de suma relevancia para el sistema, ya que permite el tratamiento de los documentos durante todo su ciclo de vida. Para su creación se formó un grupo de trabajo interdisciplinar, aprobado por decreto de 5 de abril de 2023. Tras varios meses trabajando en la integración y configuración de las distintas aplicaciones implicadas, la puesta en marcha del AEU se verificó el 2 de octubre de 2023 y se aprobó por medio de decreto de 3 de noviembre de 2023. Precisar que la herramienta tecnológica que realiza las funciones de AEU es G-EDE, como se estipuló por decreto de 14 de noviembre de 2024.
A día de hoy, seguimos apostando por una gestión eficiente de los documentos electrónicos a través de la mejora, revisión y actualización del sistema que lo sustenta.
