El Plan de Organización de Archivos Municipales de la Diputación Provincial de Cádiz
La Diputación de Cádiz aprobó la creación del programa Plan de Ordenación de Archivos Municipales (POAM) en la sesión plenaria celebrada el 1 de marzo de 1984. Su desarrollo fue aprobado por el Pleno en la sesión de 5 de julio.
La Diputación se encargó de la elaboración del Plan de Ordenación, los Ayuntamientos se comprometieron a continuar la labor al ser ellos los responsables últimos y directos de sus fondos documentales y la Junta de Andalucía facilitó subvenciones para suplir la carencia de medios de los municipios.
El reparto de las respectivas actuaciones se instrumentó a través de un convenio a firmar entre la Diputación y el Ayuntamiento acogido al Plan, según el cual la primera aportaba los archiveros y el segundo se comprometía a dotar su archivo de las instalaciones adecuadas, así como a mantenerlos abiertos y en servicio una vez acabada la ordenación. Por parte de la Consejería de Cultura de la Junta de Andalucía se facilitaría ayuda económica con destino al equipamiento de los archivos.
La Diputación Provincial de Cádiz, al hilo de otras experiencias similares, asumió la gran responsabilidad de salvaguardar el rico patrimonio documental existente en los archivos municipales y su posterior puesta en servicio. Así, el Plan de Ordenación contempla dos fases primordiales: urgencia y consolidación. El objetivo de la fase de urgencia es la organización del archivo y la elaboración de instrumentos de descripción (guías, inventarios e índices). En la fase de consolidación la institución municipal debe asumir con total responsabilidad la continuidad y mejora del servicio de Archivo.
Al no rebasar esta primera etapa del POAM los cuatro años de vida, muchos de sus objetivos quedaron inconclusos, si bien antes de extinguirse dejaba rehabilitados, entre otros, los archivos de Jimena de la Frontera, Ubrique, Alcalá de los Gazules, Chiclana de la Frontera, Chipiona, Medina Sidonia, Benaocaz y Sanlúcar de Barrameda. Incluso se llegaron a publicar los inventarios de Chiclana, Chipiona y Medina.
En 1996, con una nueva sensibilidad hacia estos temas, la Diputación Provincial retomó el Plan de Archivos Municipales. En esta nueva fase se consideró prioritario poner al día aquellos inventarios que no habían sido publicados, con el fin de difundir el trabajo realizado entonces, caso de Alcalá de los Gazules. Así mismo se consideró conveniente actualizar la organización hasta periodos más recientes y adaptar los inventarios que existían a las nuevas propuestas realizadas por la Mesa de Trabajo sobre Organización de Archivos Municipales.
Además de retomar los asuntos pendientes de la primera fase del POAM, la segunda fase ha supuesto la organización de los archivos municipales de Espera, Ubrique, Bornos, Benalup-Casas Viejas, Paterna de Rivera, El Gastor, San José del Valle, Castellar de la Frontera, Zahara de la Sierra, Jimena de la Frontera, Conil de la Frontera, Olvera, Villamartín, Puerto Serrano, Barbate, Prado del Rey y Algodonales.
También se han publicado sus inventarios, adecuado sus instalaciones e iniciado un proyecto de digitalización de aquellas series documentales de mayor valor histórico. En algunos casos se trata de inversiones compartidas entre la Consejería de Cultura de la Junta de Andalucía, la Fundación Provincial de Cultura y los propios Ayuntamientos.
En la actualidad acaba de concluir la organización de los archivos de Arcos de la Frontera y Benaocaz.
